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Material informativo

Escrito por Super User. Publicado em Serviços

Como resolver problemas de estoque?

Muitas empresas possuem graves problemas de estoque. Para algumas empresas o estoque está em poder de terceiros (armazém logístico, transportadora, etc.), outras em armazéns longe da área administrativa e outras em conjunto com a área administrativa.

Não importa onde esteja o seu estoque. O importante é saber gerenciá-los.

As diferenças de quantidade de mercadoria no estoque normalmente são causadas por falhas no processo de recebimento e no processo de separação.

Vamos lá!  Com o tempo o funcionário acostuma-se com uma determinada atividade e começam a negligencia-la.

Por exemplo: uma empresa compra de um determinado fornecedor de nome “Pipoca” e sempre recebeu a mercadoria em conformidade; ou seja, conferiu a mercadoria no passado e hoje acreditam que a mesma esteja em conformidade, pois sempre foi assim !!!!

Ocorre que este fornecedor pode estar passando por problemas com os seus funcionários e que a mercadoria enviada não esteja passando pelos mesmos critérios anteriormente.

Pois bem, a sua empresa acaba recebendo esta mercadoria e trabalha com ela, acreditando que está na quantidade certa, na especificação correta e demais características em conformidade.  Este conceito se estende a toda sua produção.

Então no processo de expedição este equivoco torna-se válido e os seus funcionários não conferem o que está sendo despachado, pois receberam desta maneira e, portanto tudo esta certo.

Outra possibilidade de divergência de estoque ocorre quando o recebimento recebe parcial a mercadoria  e o saldo foi negociado verbalmente com o fornecedor ou transportadora.

Portanto, O problema será percebido pela empresa ou o consumidor que receber a sua mercadoria.

Sugestão para melhorias:

a)      Todo recebimento deve ser conferido, abrindo-se por amostragem a mercadoria recebida;

b)      Não permita acordos verbais, tudo deve ser registrado;

c)      As não conformidades devem ser registradas;

d)      Estabeleça pontos de controle para saber quais são os fornecedores que mais trazem problemas;

e)      Ensine seus fornecedores a trabalhar com a sua empresa, mostrando o que está acontecendo e como ele pode resolver;

f)       Estabeleça critérios de avalição de fornecedores e mostre a eles quais são estes critérios.

Bem, este já um bom começo para a sua empresa avançar.

Elaborado Por Marcelo Szmuszkowicz

 

Perguntas frquentes

1. Quais as principais diferenças entre o antigo sistema de Gestão de Processos e a atual Gestão por Processos?

A antiga Gestão de Processos também conhecida como Gestão de Função é aquela em que as atividades são consideradas e tratadas dentro de suas especialidades e habilidades dentro de cada departamento. São entendidas e delimitadas em suas áreas de atuação sem conhecer quais os impactos de cada área no processo. Por exemplo: A empresa só foca os processos da área financeira sem se preocupar quais os impactos que ela recebe ou fornece. Se a área de compras não cadastrou corretamente o fornecedor, a área financeira terá problemas com o pagamento ou com o recolhimento dos impostos e esta visão não se tem neste tipo de gestão.

Já na Gestão por Processos as atividades são desenvolvidas seguindo uma lógica eficiente independente da área envolvida. Envolve diversas funções de várias áreas em um único processo o que nós chamamos de ciclo do processo.

Exemplo: o ciclo de processo do contas a pagar envolve os processos de planejamento de vendas, compras, recebimento, armazenamento e produção e financeira. Podemos dizer que o processo do contas a pagar é um sub-processo do ciclo de compras pois se não houver compras não há contas a pagar. Na gestão por processos enxergamos a cadeia produtiva em seqüência, o que permite a atuação em cada fase ou etapa. Fica claramente identificado qual é a participação de cada área e de cada colaborador naquele processo. Vários processos estão interagindo e a gestão olha isso como um todo. Isso permite que o processo de negócio seja gerenciado de maneira integrada. A gestão por processos implica em trabalhar esse conjunto sob a óptica da visão sistêmica, enfim, gerir considerando a interação entre os processos e entre esses e o ecossistema.

2. Gerir empresas por processos é uma tendência?
Entendo que sim. Todas as organizações acabarão se envolvendo em algum momento com as idéias da Gestão por Processos. Na “era da informação”, os clientes aumentam seus níveis de exigência, já que a maioria das pessoas tem acesso a informações. Afinal, focar em processos é uma questão de sobrevivência.

A maioria das empresas apresenta o mesmo nível de qualidade de produtos. O que vai diferenciar a sua empresa a do concorrente são os processos mais eficientes que você possui. Você só consegue ser mais eficiente que os seus concorrentes se tiver processos mais eficientes. De outro, as restrições orçamentárias são cada vez maiores, o que leva a uma busca constante pela eficiência. Com isso, medir e aperfeiçoar o desempenho se torna uma exigência inescapável. A organização que não adotar os conceitos da Gestão por Processos certamente terá mais dificuldades.

3. Que benefícios a Gestão por Processo pode trazer, em comparação com o modelo anterior?
Ela concentra o foco nas atividades que participam do processo. A empresa consegue saber exatamente quem são os colaboradores que participam e quando cada um participa e quais são as suas áreas. É uma ferramenta muito eficaz para a implementação da estratégia organizacional. Apresenta vantagens como facilitar a gestão por meio de indicadores de desempenho e facilitar a gestão do conhecimento organizacional e de competências. Os principais objetivos desse sistema são:

  • tornar os processos eficazes para alcançar os resultados desejados;
  • eliminar re-trabalhos entre as áreas;
  • eliminar erros;
  • minimizar atrasos;
  • otimizar o uso dos recursos;
  • possibilitar adaptações às necessidades dos usuários e da organização e;
  • padronizar os procedimentos. 


4. Quais os principais resultados alcançados normalmente pelas empresas?
A principal mudança é a comportamental. O sistema de trabalho passa a exigir novas habilidades, maior autonomia e o compartilhamento de responsabilidades. Proporciona a diminuição do individualismo, já que as atividades são realizadas em equipe e os resultados são avaliados como um todo. As decisões são baseadas nas necessidades dos clientes. Até o momento, conseguimos criar uma metodologia própria e treinar dezenas de multiplicadores e facilitadores, que vão reproduzir o conhecimento; mapear e priorizar os processos críticos e implementar um sistema de revisão de processos já concluídos ou em andamento.

5. Quais as maiores resistências enfrentadas nas empresa?
A resistência a mudanças. Apesar das pessoas não temerem a perda dos empregos, elas perdem um pouco o seu poder e receiam deixar de ter controle sobre o seu trabalho afinal de contas há o receio de que a sua atividade poderá ser executada por qualquer colaborador da empresa. Os processos estão todos documentados e disponíveis para todos os colaboradores. É uma mudança cultural que pede um novo estilo de liderança. Por isso, a comunidade precisa adotá-la como um novo paradigma. 

5.1. Que metodologia é utilizada?
A nossa metodologia é composta de oito etapas que se inter-relacionam: análise dos processos (diagnóstico), sugestões de melhorias, discussão e aprovação das sugestões, re-desenho dos processos otimizados, documentação dos processos e dos novos procedimentos e treinamento. Em uma outra etapa podemos estabelecer os pontos de controles e auditoria. 

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